Dans un environnement en perpétuel mouvement, d’autant plus dans ce contexte de crise sanitaire dû au COVID19, le rôle du manager évolue, celui-ci devant faire preuve de capacité d’anticipation et d’adaptation.
L’agilité, la capacité à coopérer et à faire coopérer ses équipes, la capacité à gérer les situations difficiles ou encore la créativité ou l’intelligence émotionnelle deviennent des compétences de plus en plus nécessaires à acquérir et maîtriser.
C’est ce dont a rapidement pris conscience la Direction de l’ALEFPA en Nouvelle-Aquitaine en observant ses équipes à l’œuvre sur le terrain dès la première vague COVID-19 en 2020.
Et c’est ce que cet acteur reconnu du secteur médico-social, agissant au quotidien au service des enfants et des adultes en difficultés sociales ou en situation de handicap pour une meilleure intégration, a alors souhaité renforcer en faisant appel à Sens&co dans le cadre d’un Appel à Manifestation d’Intérêt de l’Agence Régionale de Santé pour accompagner et donner des clés aux managers pour savoir mieux gérer ce genre de situation de crise extrême.
Une problématique centrale a très vite émergé : Comment apporter les connaissances et compétences indispensables aux Directeurs d’établissements et chefs de Services de l’ALEFPA pour piloter et accompagner leurs équipes au quotidien dans un contexte toujours plus complexe et changeant et dans une perspective d’équilibre entre le bien-être des collaborateurs et l’efficience d’un collectif ?
En réponse, un parcours de formation autour du sujet du management dans un monde complexe et changeant s’est alors mis en place sur 10 jours entre mars 2021 et mars 2022, articulé autour de trois axes : des outils et méthodes pour manager, l’apprentissage de postures du manager ainsi que la mise en place d’un système de management.
Retour sur cette belle expérience au travers du témoignage de Nicolas BAZZO, Directeur Territorial de l’ALEFPA en Nouvelle-Aquitaine :
Quel a été l’élément déclencheur pour faire appel à Sens&co ?
« Avant le début de la crise COVID, Sens&co avait lancé la démarche de construction en intelligence collective du projet national associatif 2022-2027 de l’ALEFPA. J’ai à ce moment pu participer aux premiers ateliers et formations consistant à donner les clefs aux équipes des différents territoires, dont la Nouvelle-Aquitaine, pour organiser des forums ouverts avec l’ensemble de nos parties prenantes en régions (salariés, usagers, familles, autorités de tutelle, etc.) pour imaginer ensemble l’avenir de l’ALEFPA et enclencher des dynamiques territoriales de coopération.
Très vite, j’ai beaucoup aimé et saisi toute la profondeur de l’approche Sens&co pour nous aider à aborder autrement nos réunions et nos relations au sens large avec nos équipes et nos partenaires en territoire. Ça a tout de suite fait écho et sens avec ce qu’on souhaitait impulser chez nous et aussi avec ce qu’on a ensuite vécu pendant la période intense et délicate de la première vague du COVID avec les équipes et qu’on avait l’intention de faire perdurer : de la coopération et de la solidarité entre tout le monde, de l’énergie venant de partout pour résoudre les problèmes, le tout avec efficacité !
Alors, quand j’ai vu passer l’appel à manifestation d’intérêt de l’ARS destiné à accompagner les acteurs du médico-social pour enclencher des dynamiques de changement de pratiques managériales suite à la première vague COVID, j’ai naturellement eu le réflexe Sens&co ! J’y ai vu l’opportunité de renforcer l’acculturation de l’ensemble des chefs de services et managers à ce que j’étais en train de commencer à vivre en termes de management agile et de coopération. »
Quels étaient les enjeux ?
« C’était avant tout de libérer les énergies à tous les niveaux pour laisser faire les personnes qui savent faire. En d’autres termes donner les clefs aux managers pour qu’eux-mêmes puissent donner les clefs aux équipes pour agir. Une question me taraudait : Comment créer les conditions pour que chacun puisse s’exprimer et apporter sa pierre à son niveau ? »
Qu’est-ce qui s’est passé concrètement ?
« 24 directeurs et chefs de services du territoire Nouvelle-Aquitaine, répartis en 3 groupes de 8, ont été accompagnés pendant un an sur un parcours de formation de 10 jours combinant présentiel et distanciel avec du travail entre les sessions en e-learning. L’objectif en fin de parcours : être en capacité d’identifier et de mettre en application les compétences clés d’un manager dans un contexte complexe et changeant … vaste sujet ! »
C’était quoi la situation de départ ?
« Je crois qu’on ne mettait pas tous les mêmes mots et on n’avait pas la même perception de certaines notions. Concernant par exemple la notion de questionnement, chacun avait quelques bases et son idée, ses représentations, et pensait savoir le pratiquer … mais de là à saisir et maîtriser toute la puissance de cet outil pour faire grandir l’autre, contribuer à la résolution des problèmes ou à l’émergence de l’intelligence collective pour générer coopération et efficience, il y avait un grand pas à faire !Mais chacun s’est tout de suite impliqué et senti à l’aise, d’autant plus qu’à la première session, la séquence de co-construction des règles de vie et celle de partage des attentes de chacun(e) y ont je pense beaucoup aidé. Dès le début, les conditions étaient réunies pour lâcher prise, se livrer, partager, et donc cheminer en toute sérénité sur le chemin de la transformation ! »
Quels ont été les impacts générés / observés ?
« On a d’abord pris conscience que ce qu’on pensait faire jusqu’à présent dans notre quotidien en intelligence collective ne l’était pas forcément complètement !
Même si nous faisions déjà des réunions avec les équipes pour les consulter et demander leur avis en vue de prendre des décisions qu’on qualifiait de « communes », au mieux, on les écoutait, et au pire ça ne suscitait même pas de réflexion collective. Et finalement, la décision était quelquefois prise avant même d’échanger ! … Désormais, quand on se réunit pour prendre une décision en commun avec les équipes, on met en place un processus pour s’assurer de prendre une décision commune, et c’est ce qui se passe et surtout ce qui se ressent !
Et si je fais un bilan des actions qui se sont mises en place grâce et à l’issue du parcours :
- Tout le monde a déployé le management visuel dans ses établissements respectifs pour piloter les projets et l’activité.
- Chacun anime désormais régulièrement des réunions ou rencontres en intelligence collective, cela devient un standard, que ce soit en interne, avec les résidents ou bien nos partenaires.
- Chacun a généralisé dans son quotidien l’utilisation du feed-back, la pratique du questionnement ou encore le partage des émotions … ceci pour mieux accompagnement et mieux faire adhérer.
- Chacun a permis à son niveau l’émergence par les équipes terrain de nombreux projets et idées qui sont actuellement en cours.
On a par ailleurs tous pris conscience de l’importance pour un directeur ou un chef de service de poser le cadre de coopération dans ses équipes. C’est quoi l’intention ? C’est quoi le sens de la démarche ? Qu’est-ce qui est négociable, qu’est-ce qui n’est pas négociable ? … Sans ses éléments posés et partagés dès le démarrage aux équipes, difficile de susciter coopération et engagement autour d’une action. C’est la base !
Plus globalement, cette évolution dans nos pratiques nous a également permis d’embarquer et d’engager des partenaires externes (ex : Conseil Départemental, MDPH, ARS, Associations du secteur du handicap, etc.). Notamment au travers de la mise en place d’atelier de construction en intelligence collective pour faire émerger des solutions pour mieux accompagner nos bénéficiaires sur le territoire. On a par exemple bâti en intelligence collective la charte de la Communauté 360 de notre territoire qui est un réseau regroupant les professionnels, partenaires, collectivités, etc. soutenant avec les personnes elles-mêmes, leurs parcours de vie. Et à force de participer à des réunions qui cassent les codes de la réunion classique, on a commencé à rendre « addict » ces partenaires externes qui pour certains sont désormais déçus quand une réunion ne se déroule pas en intelligence collective ! »
Quel a été le moment le plus marquant ?
« J’en vois principalement 2 !
Tout d’abord quand je me suis rendu compte que des projets avancent et se développent aujourd’hui sans nous les directeurs ! Ça signifie qu’on a réussi à permettre la mise en place de méthodologies et de rituels permettant aux équipes d’agir en autonomie dans un cadre fixé et clair !
Si je prends par exemple le projet des aménagements intérieurs et extérieurs du futur siège de la Direction Territoriale, un groupe pilote de salariés s’est formé, ouvert à tous, peu importe la fonction. De mon côté, je leur ai défini le cadre et derrière, ils sont passés en mode co-construction des futurs usages du lieu et des règles de vie qui s’y rattachent. Et ça se passe sans moi et c’est très bien !
Ensuite, j’ai en mémoire les mots forts partagés lors du bilan final du parcours. Il y a eu de l’émotion car je pense que tout le monde a pris conscience qu’on avait grandi ensemble et vécu une expérience singulière et profonde. »
Quelle a été selon vous la valeur ajoutée apportée par Sens&co ?
« Tout d’abord, je dirais que Sens&co a bien su comprendre nos besoins au départ, c’est essentiel ! Car souvent, le client sait ce qu’il veut faire ou impulser mais ne sait pas comment faire ! Ensuite, Sens&co a su dans notre cas faire du sur-mesure sur certains besoins spécifiques
Et puis, ce qui caractérise Sens&co, c’est l’écoute et la prise de temps pour bien comprendre et traduire les besoins.
Au final, ce n’est pas qu’un cabinet classique qui part quand c’est fini ! Avec eux, La relation va au-delà de la relation client-Prestataire, c’est l’humain avant tout, c’est du partenariat et on avance en confiance totale, en gagnant-gagnant. En quelques mots : Ouverture, questionnement, prise de recul, écoute active, réactivité, proximité, relation partenariale. »
Si vous deviez recommander Sens&co ?
« Si vous êtes convaincus de l’intention de changer vos pratiques et prêts à vous impliquer, si vous n’avez pas peur d’être bousculés, titillés, remis en question (sans jugement) dans vos représentations, et si vous voulez remettre du sens, alors Sens&co est ce qu’il vous faut ! »
Quelles nouvelles perspectives cela a-t-il ouvert ?
« Eh bien, on n’a pas envie de s’arrêter en si bon chemin !
On a besoin et compris que nos organisations devaient être plus agiles dans le temps, pouvoir s’adapter, évoluer et se transformer pour répondre aux enjeux, qu’ils soient sociaux, économiques ou environnementaux.
Pour cela, nous devons aller plus loin dans l’autonomie des équipes et poursuivre la démarche initiée. Et ça démarrera forcément par un prochain séminaire collectif pour co-contruire cette suite ensemble, avec les équipes … »
Focus sur l’ALEFPA TRAIL :
Plusieurs membres du groupe ont créé un projet social et sportif, l’ALEFPA Trail, en appliquant toute l’ingénierie de management de projet agile et de coopération apprise lors de la formation !
Leur intention :
- Promouvoir le handicap et le sport en embarquant les équipes de l’ALEFPA, les partenaires et parties prenantes, le territoire et le grand public.
- Organiser un évènement accessible à tous, sportif et non sportif et permettre à chacun de trouver un défi à son niveau, du randonneur au coureur de trail élite.
- Faire de cet événement un levier d’animation de l’écosystème des acteurs de l’inclusion et du handicap
Ce qu’ils ont déjà fait :
- La gouvernance du projet et les différentes commissions de travail ont été construites en intelligence collective (avec des salariés, des élus, des entreprises, des associations, des personnes en situation de handicap),
- Les projets seront suivis et animés en s’appuyant sur un tableau de management visuel
Plus d’info sur le projet : https://www.linkedin.com/company/alefpa-trail/