La demande :
Un client grand compte du service public souhaite repenser son système d’astreintes au niveau national car il n’est plus assez performant (en termes de réactivité et délais d’intervention) et génère des frais financiers importants. Pour cela, il invite certaines régions à lui remonter des propositions d’évolution qui seront mises en test. La Direction Régionale de Bretagne, parmi les régions pilotes, nous sollicite pour faire émerger leurs propositions sous forme d’ateliers d’intelligence collective.
Les enjeux :
Le projet s’inscrit dans un contexte social sensible, avec une présence syndicale vigilante sur les impacts salariaux et l’équilibre vie professionnelle – vie personnelle du projet. Le groupe de travail est constitué de 40 personnes de niveaux hiérarchiques variés (agents terrain, responsables SI, techniciens, chargés d’exploitation, représentants RH, membres de l’équipe de direction régionale).
Notre proposition de valeur :
Nous proposons à notre client de concevoir et de faciliter pour eux 3 jours d’ateliers d’intelligence collective. Au vu du contexte social, nous convainquons les membres de l’équipe de direction de ne participer à l’atelier qu’à partir de la clôture du second jour, afin de permettre à tous les agents concernés de s’exprimer plus librement : les propositions doivent venir du terrain. Le rôle de la Direction restera uniquement consultatif et ils ne se joindront aux groupes de travail qu’à l’issue du 2ème jour pour aider les équipes à se projeter sur les actions à suivre et définir les indicateurs.
Ce qui s’est passé / ce qu’ils ont vécu / ce que nous avons conçu
Au travers de différents outils (enquêtes collectives, cartes d’empathie, world café, session de pitchs, etc.), dans un climat dynamique et dans des conditions d’échanges propices à la créativité et à la participation, les équipes ont produit pendant les 2 premiers jours une dizaine de solutions concrètes.
Nous avons favorisé les temps d’échanges et de confrontations de points de vue, sans filtre, entre pairs, afin de leur permettre d’affiner au mieux leur productions avant de les présenter aux équipes de direction.
Au terme de ces deux jours, une après-midi de questions / réponses a été organisée avec l’équipe de direction pour préparer la 3e journée, organisée une semaine plus tard.
Les équipes de direction se sont alors mêlées aux groupes de travail afin de leur permettre d’affiner et de retravailler leurs propositions en fonction des retours qu’ils ont reçu tout au long des trois jours d’ateliers.
Les résultats
L’équipe de direction a été surprise par la qualité et la profondeur des propositions (certaines pouvaient être mis en application en l’état) et par leur créativité (plusieurs n’avaient pas été envisagées par la direction). 5 propositions sont actuellement entrées en phase de test (2 mois après les ateliers) et certains participants se sont proposés comme ambassadeurs pour accompagner leur mise en place.
« Au début, je nourrissais de l’inquiétude et j’étais frustré d’avoir été sorti de la réflexion et de ne pas pouvoir y contribuer ! A l’issue des ateliers, à la vue ce qu’il en ressort, je suis très satisfait. J’ai senti beaucoup d’implication et une belle énergie collective. Au final travail très poussé de grande qualité. On a réussi à capter cette intelligence collective, car on a des idées auxquelles on n’avait pas pensé à la direction. » Un responsable régional grand compte
« Le thème des astreintes est très sensible. Il est très regardé et très suivi par tous les collègues, avec une attention particulière portée sur le bien-être au travail qui est dans la tête de tous. Mais je dois dire que je suis agréablement surpris par ces ateliers. Ça nous a déroutés ! On a soulevé des pistes qui peuvent satisfaire tout le monde. Il y a bien sûr encore du chemin à parcourir mais c’est très positif et motivant que la direction laisse la main au terrain pour repenser le système des astreintes. » Un agent de terrain